社内のペーパーレス化の限界

社会でのペーパーレス化の動きは今後さらに加速度的に進むと考えられますが、経理事務の分野では1つ懸念が残っています。

経理の分野では「資料を紙媒体で閲覧できるようにする」というルールがあります。

特定の行政機関によるチェックを受ける際には、紙で印刷して商取引の事実を証明する必要があるからです。

これが経理事務分野におけるペーパーレス化を阻む要因になっていると考えられます。


その最たるものが、取引先から送られてくる請求書や領収書です。

これらの書類は、技術的にはPDFデータなどでメールによる送受ができるにもかかわらず、紙で郵送されることがほとんどです。

また、納品書なども複写式の紙などに印刷して送られてくることが大半ではないでしょうか。


紙で送られてくるため、データで確認できない。


自社内の情報はデジタル化が進み、データベースなどで自由に閲覧・集計・分析ができるのにもかかわらず、外部から送られてくる資料はその分母から漏れてしまう。


これは非常に不効率です。


近い将来、外部からの請求書、領収書、納品書などもデータで管理できるようになると思われますが、中小企業の分野ではまだまだそれは先のことのように思われます。

そんな背景から、当社では通帳読み取りプログラム「イエスウィースキャン！」を発売開始いたしました。


これは、銀行通帳をスキャナで読み取り文字・数値データに変換するプログラムで、これにより銀行通帳の会計ソフトへの入力を短縮することができます。

上でご紹介した請求書や納品書についても読み込むことができ、請求明細や納品明細をデータにして取り込むことが可能です。


画像データをスキャンして保存しておくことで、オフィスのスペースの無駄の元となっている紙の資料の山をなくし、これらのデータをデータベース化して、社内LANで簡単に検索して閲覧・集計・分析できるような仕組みづくりもご提案をしていきたい考えです。


2010年を飛躍の年にするためにも、間接部門の効率化で今年のうちに後顧の憂いをなくてまいりましょう！


平成21年11月18日
吹上経理支援
代表　日高大輔